Este instructivo busca ser sencillo y objetivo como la propia aplicación Siscal que es desarrollada en Access y se usa para control de calibración de instrumentos de medición y ensayos.

Presentación

El Siscal fue desarrollado para apoyar pequeñas empresas que necesitan cumplir con normas de la familia ISO 9000 – 9001 pero no disponen o no les conviene grandes inversiones en software de alto costo que muchas veces no es exactamente la necesidad del pequeño, que era tan solo cuidar de sus instrumentos y mantenerlos dentro de sus tiempos de calibración, este sistema no tiene costo o limitación ninguna, su licencia es el tipo Open Source, además de no tener costo tiene su código libre para que puedas adecuar, cambiar, personalizar como lo necesites sin necesidad de aprobación por parte del autor controlando:

• Las informaciones básicas de sus instrumentos
• Sus historial de calibraciones
• Ubicación en caso de que estén en las manos de empleados
• Matriz de incertidumbre
• Matriz de tiempos de validad de cada calibración por tipo de instrumento.

De forma complementaria genera reportes que se puede imprimir con el estados de sus instrumentos.

La descarga esta disponible través del servidor de 4Shared  directamente en mi cuenta Adriano Bachega.

Primeros pasos, requisitos del sistema

• Hardware basado en Windows PC o Laptop
• Windows XP o superior 32 o 64 bits
• 4 Gb de RAM o superior
• 50 megas de espacio en disco duro.
• Office 2007 o superior, en dado caso que no tenga el office, podrás usar el Access RunTime que es gratuito y disponible en la propia Microsoft

Descubriendo el sistema y dando los primeros pasos, ya que primero lo que es primero.

Esta es la pantalla principal del sistema.

1 – Datos para encabezado de reportes

En este modulo va dar de alta en los datos básicos que el sistema va usar para poner en los encabezados de reporte como su logotipo y nombre de la empresa y o sucursal en dado caso d¿que se aplica esta información, también los que se usan en sus controles, con las familias de instrumentos que maneja, las incertidumbres para los instrumentos, además de la periodicidad de las calibraciones.

Tablas básicas

• Su Empresa, en donde va poner la información de su empresa y pegar el logotipo dentro del campo que corresponde, como en la imagen abajo

Como la uso?

La figura arriba representa la pantalla de datos de la empresa, algunos informaciones ficticias ahí están para facilitar el entendimiento, además son campos texto, así que no hay reglas, los textos son libres.

Las informaciones capturadas en esta pantalla no necesitan guardar, después que hagas su edición basta cerrar y el sistema trata de guardar para ti.

Use el botón nuevo para poner los datos de una nueva empresa, no hay limite de cuantas puedes poner, sin embargo no recomiendo demasiadas empresas pare no quedar confuso el control, mas sencillo seria tener copias del sistema para en caso de muchas empresas.

En campo del logotipo esta preparado para recibir solamente imágenes, para poner su logotipo ahí y el sistema guardar correctamente, siga los sencillos pasos, ubicar su logotipo en donde este guardado, en formatos jpg, png o bmp oprima clique con el botón derecho del ratón y a la continuación elija abrir con PAINT, ya en el PAINT usa la combinación de teclas CTRL + E y después CTRL + C, salga del PAINT y ve a la pantalla del sistema, clique adentro del cuadro del logotipo y use CTRL + V para pegar la imagen.

Listo, la empresa esta capturada correctamente.

Los campos tipo y área son opcionales.

• Propietarios de Instrumentos, propietarios de instrumentos son a quien pertenecen los instrumentos en su empresa, me explico: Si los instrumento son todos suyos va apenas poner el nombre de su empresa para hacer una vinculación externa, sin embargo hay casos que tu tienes un subcontratista que trabaja adentro de su empresa pero con sus propios instrumentos, en lo que tiene que ver con la norma, eres responsable por la calibración de los instrumentos utilizados, así que puedes poner el nombre de su subcontratista en esta pantalla, mas adelante va ver como monitorear en separado estos casos.

Bastante sencilla, la pantalla arriba de propietarios de instrumentos sirve para vincular quien puede tener instrumentos en el sistema, si eres propietario de todos los instrumentos que vas a controlar, tan solo elija como opción su propia empresa y dale en salir, el sistema guardara la información para ti.

• Entidades de Calibración, son los laboratorios para adonde envías los instrumentos para calibración, también se puede usar como un directorio de laboratorios.

Igual que la pantallas anteriores, basta empezar a escribir en la primera línea libre, el sistema siempre va generar una mas para en caso de que sigas dando de alta en mas laboratorios, el único campo obligatorio es el del nombre de la entidad.

Parámetros

• Incertidumbre, es la matriz en donde vas a poner la información de las familias de instrumentos, descripciones, periodicidad de calibración (tiempo de validad de una calibración) y la incertidumbre.

Es en la pantalla Incertidumbre (pantalla de abajo), que va a dar de alta a las familias de instrumentos, el campo Instrumento sirve para que pongas la descripción de un tipo de instrumento (aun no se trata de dar de alta al instrumento sino del grupo al cual pertenece), observa que esta escrito tan solo manómetro, el campo Código algún tipo de sigla que representa un manómetro, esto va ser útil mas adelante, en el campo Plazo en Días, vas a dar de alta el numero de días que vale una calibración hasta que se necesite enviar una ves mas para calibración, por fin el ítem que indica el nombre de acceso a la pantalla, la Incertidumbre, en adonde vas a poner los rangos aceptables o no para cada tipo de instrumento.

2 – Control de Instrumentos

• Seguimiento, es el corazón del sistema, los vínculos y controle se hacen aquí, es adonde se da de alta en i¿un instrumentos, vincula con su propietario, vincula con certificados y se hace el control de distribución y ubicación de cada uno.

Es la pantalla mas compleja (no complicada) del sistema y vale una buena atención, ya que lo que se hace aquí va definir su éxito o no con el sistema.

Oye, hay Campos en Naranja? Si! Hay campos que están pintados de naranja, son los campos de búsqueda de instrumentos en la base. En estos campos no va dar de alta en nada, sirve para buscar en los que ya están en la base de datos, en el primer campo vas a indicar que tipo de instrumento estas buscando, como ejemplo un manómetro, entonces va elegir la sigla que indicaste anteriormente para manómetro y en la segunda caja naranja en cuando abra, solo va ver los manómetros del sistema, es decir la primera casa es un sub filtro y la segunda es el filtro para encontrar el que se esta buscando.

La pantalla tiene 3 pestañas.

• Información del Instrumento
• Calibraciones
• Ubicación del instrumento

La Primera Pestaña. Esta figura arriba corresponde a la primera pestaña que trata de las Informaciones del Instrumento, ahora si es el momento de dar de alta al instrumento.

Los pasos son, oprimir clique en el botón Nuevo.

Elegir el propietario, el tipo del instrumento (una ves seleccionado el sistema va traer la información de tiempo de validad de una calibración y la información de incertidumbre de la tabla de parámetros ya llenada, capture la información con el TAG o identificación de su instrumento en el campo Identificación, en descripción del Instrumento puedes poner todo lo que necesita para identificar su instrumento, Como Trena de 5 Metros Starret Amarilla. Área localización es para el caso que su empresa tenga múltiples áreas y se necesite saber las ubicaciones.

En una sección abajo hay campo NO obligatorios en donde va encontrar el campo Estado del Instrumento, Valor encontrado, responsable por la liberación y fecha de recibimiento para el caso de necesites controlar la inspección de recibimiento de sus instrumentos.

La Segunda Pantalla, las calibraciones.

En la pantalla de arriba que trata de las calibraciones de un instrumento es en adonde se quedará la historio de un instrumento, en el campo certificado vas a poner el numero del certificado, a la continuación la fecha de la calibración, con base al tipo de instrumente cargado en la pantalla de incertidumbre el sistema va traer la periodicidad (el plazo de validad) y hacer el calculo de la próxima automáticamente, usted podrá cambiar la fecha de vencimiento en acuerdo con su conveniencia, por fin informar el laboratorio o entidad que hizo la calibración (este campo no es obligatorio, pero le será útil)

La tercera Pantalla, la ubicación del instrumento.

No son datos obligatorios para el sistema y su utilidad es para poder asignar a diferentes empleados los instrumentos, seria como uno esta con una trena, otro con un manómetro y un termómetro y así por adelante, así que en cuando percibas que esta por llegar la fecha de enviar un instrumento a calibración, vas a saber con quien esta y de esta forma solicitar que lo traiga a su bodega o área de calidad para que se proceda la calibración.

Para asignar un instrumento a un empleado o integrante del equipo, solo necesitas escribir su nombre en el campo Nombre del Integrante (el sistema aprende los nombres, así que si ya fue entregado instrumentos en otras ocasiones para este empleado, ya va estar disponible y el sistema te va hacer la sugerencia mientras hace la digitación), la matricula o numero de empleado (no es obligatorio), la fecha de entrega y observaciones si se aplica.

El campo devolución solo se va usar en el día que se haga la devolución del instrumento.

Hay 3 reportes disponibles en esta pantalla, son parecidos en su LayOut, sin embargo son distintos en su propósito.

• Instrumentos Pendientes de Devolución, no necesita estar con un instrumento seleccionado, puedes abrir esta pantalla y ir directamente a este botón, al oprimir clique va abrir un reporte como este abajo mostrando todos los instrumentos que en este momento están con fecha de entrega pero aun no fueran bajados, mira en ejemplo abajo.

• Inventario, con este reporte que tampoco se necesita seleccionar instrumento para obtenerlo, podría abrir la pantalla y ir directamente a este botón para generarlo, vas obtener un listado de todos los instrumentos que están afuera de su bodega en este momento.

• Por Persona (adonde esta escrito Adriano Bachega)

Este reporte sirve para se sacar por persona la información de instrumentos pendientes de devolución, uso practico: Un empleado se va de baja y tu necesitas saber que instrumentos estar bajo el poder de esta persona, tan solo oprimir clique en el botón y todos los instrumentos entregados a esta persona y que aun no se ha regresado van aparecer aquí.

Para sacar el reporte basta seleccionar el nombre en el campo de opciones en naranja, automáticamente el sistema te genera el reporte.

3 – Reportes e Impresiones

Esta pequeña pantalla tiene múltiples posibilidades de reportes, así que usted podrá personalizar bastante el tipo de informaciones que se puede sacar, los principales tipos de reportes que se puede sacar y las formar de hacerlo en los Tips abajo.

1. Todos los Instrumentos con vencimiento próximo. Si va sacar todos los instrumentos independiente del propietario, mantenga el * en el campo empresa, en el campo de fechas inicial y final ponga las fechas del periodo que necesitar checar, ejemplo, todos los instrumentos que vencen en el próximo mes, poner el día de inicio del mes o periodo en el campo Fecha Venc inicial y el en final el ultimo día del mes o periodo, oprimir el botón TODOS.
2. Listado de todos los instrumentos. Todos los instrumentos dados de alta independientemente de la fecha de vencimiento de calibración, en los campos de inicio y final poner algo como de 01/01/2001 hasta 31/12/2020, de esta forma el sistema va traer todo lo que este en la base de datos, se necesitas hacer personalizado por empresa propietaria basta seleccionar en el campo empresa la que necesitas y usar el botón Individual, caso NO, use el botón todos.
3. Instrumentos con vencimiento próximo de una determinada empresa, seguir los pasos de reporte 1, pero usar el botón individual.
4. La opción de encabezado la debe de usar para elegir las informaciones y logotipo que van estar en el encabezado, el logotipo y informaciones deben de estar cargadas en la pantalla Su Empresa.

Modelo de reporte generado en esta pantalla.

4 – Sobre el Aplicativo

Aquí vas a poder encontrar las informaciones acerca del SisCal

• Contacto, todos los datos para contacto con el autor están disponibles en esta pantalla.

• Licencia Open Source, su aplicativo esta bajo una licencia OpenSource, que en resumen es publica, con código abierto y podrás dar el uso que le convenga, el autor (en este caso yo Adriano Bachega) desde ahora deja el sistema libre y sin restricciones cuanto al uso o modificaciones, en caso de hacer re distribución no estas obligado a mencionar el nombre del autor original, aun que esto seria un ato noble.

• Como hago cambios en el aplicativo? Esta pantalla le da las informaciones esenciales para se hacer cambios en la aplicación, sin embargo sigue siendo necesario un desarrollador ya que involucra códigos y lógica de programación, les recomiendo que contrate uno de su confianza en dado caso que tu no conozca de Access. El autor acepta ser contratado para desarrollo de funciones adicionales o las personalizaciones que tu lo requiera, además de aplicaciones nuevas, sin embargo la aplicación esta lista y preparada para la mas grande parte de las empresas que tan solo necesitan un control básico de sus instrumentos.

Notas.

1. La aplicación nunca expira, no hay fecha limite de uso.
2. Les recomiendo fuertemente que hagan copias periódicamente de la aplicación o la instalación en un servidor que pase por backups periódicos, de esta forma queda tranquilo con eventuales fallas de computadoras por electricidad, fuego y otras cosas que suelen pasar.
3. La normas ISO, no especifican que debas tener un procedimiento documentado de la calibración de instrumentos, aun que te convenga, la utilización de un sistema y el respectivo comentario de como lo hace en el Manual de la calidad, ya cubre este ítem.
4. Tampoco la norma te indica usar un sistema informático, esto es una decisión del responsable de la calidad.

Muchas gracias por su atención, animo.

En dado caso que necesites sigue textos complementarios a este para solución de problemas con ejecución y instalación.

Como eliminar el mensaje de Habilitar Contenido en el Access

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